Å lage en god rapport handler først og fremst om god fremstilling av data. Hver figur skal være der for en grunn, og alt som stjeler oppmerksomheten til den analytiske verdien bør fjernes. Det høres kanskje opplagt ut?
Det er likevel ikke så enkelt. Power BI rapporter er ikke statiske. I motsetning til de som jobber med informasjonsdesign, der målet er å få frem ett tydelig budskap, må analytikere designe rapporter som tilrettelegger for endret budskap over tid.
La oss illustrere med et eksempel.
Du har fått i oppgave å illustrere forbruk av strøm i produksjon etter maskintype. Hvis målet er å gjøre det lekkert og lett forståelig, kunne dette vært en god løsning:
Men hva skjer når figuren er laget og det har gått en uke, en måned, eller kanskje et år? Når maskin 7 for lengst er tatt ut av drift, og nye maskiner er kommet til? Å lage figuren er ikke vanskelig, men å få den til å endre seg automatisk over tid krever programvare som ikke gir deg like mye kreativ frihet.
For dynamiske data må vi tenke litt annerledes, og til dette formålet er Power BI et kraftfullt verktøy. Men hvordan går vi frem for å sikre av vi presenterer data på om visuelt god måte innenfor rammene til Power BI?
Her er 5 av mine hotteste tips for å sikre en god visuell presentasjon:
- Lag et Power BI tema
De fleste organisasjoner har en profilmanual som fastsetter hvilke farger og fonter som skal brukes i ulike sammenhenger. Power BI burde ikke være noe unntak fra dette!
Når man skal tilpasse rapporten sitt utseende, gjøres dette ved å redigere gjeldende tema. Når du skal bestemme deg for bakgrunn, farger og tekststørrelse, er det det viktig å tenke på universell utforming. Ha god kontrast mellom bakgrunn og tekst, og unngå for liten skriftstørrelse.
Test temaet med et utvalg av visualiseringer, og tilpass. Hvis du merker at du ofte ender opp med å bytte ut de samme fargene eller justerer på skriftstørrelsen, kan du gå tilbake til tilpassing av tema og bytte om på rekkefølgen til fargene og justere teksten opp eller ned. Når du er fornøyd med temaet kan du eksportere det til en json fil som alle kan benytte seg av.
2. Lag en Power BI rapport-mal
Hva er forskjellen på et tema og en rapport-mal tenker du kanskje nå? Enkelt forklart er en Power BI rapport-mal en vanlig Power BI desktop fil som gir et best mulig utgangspunkt for å lage en god rapport. I filen har du importert temaet og laget noen standard elementer som man ofte får bruk for. Dette kan være sidenavigasjon, knapper, plassering av logo m.m. Dette er arbeid som nesten alltid må gjøres, og som ikke alle har forutsetninger til å gjøre på en god måte. Mange velger å heller lage en bakgrunn utenfor Power BI som importeres som bilde, men jeg vil ikke anbefale dette av den enkle grunn at det ikke kan tilpasses.
3. Bli god på kakediagram, linjediagram og stolpediagram
Disse tre figurene er de mest brukte figurene i galleriet, og det er det en grunn til. Ikke forsøk å være mer kreativ enn du trenger, men bli en mester på klassikerne. Still spørsmål ved alle elementer som er med i figuren. Skal du ha med navn på X- og y-aksen, eller er det selvforklarende? Skal du ha med dataverdi på hvert punkt i figuren, eller skaper det bare støy? Har du tidsdimensjoner, vær kritisk med hvor detaljert du skal gå i visning av verdier på aksen. De som er interessert i et bestemt datapunkt finner det. Du trenger ikke å ha 40 datoer på x-aksen din.
4. Ikke vær redd for tekst, så lenge den ikke blir utdatert.
Ikke vær redd for å bruke forklarende tekst der det er behov for det. Det verste som kan skje er at leseren ikke forstår hva de ser. En kort hjelpende tekst i en snakkeboble kan derfor være bedre enn å overlate leseren til seg selv. Men ikke kommenter dataene. Da risikerer du å måtte endre teksten etter hvert som datagrunnlaget endrer seg.
5. Plasser figurer med omhug
De fleste i vesten leser fra venstre til høyre, så blikket faller som regel først på figuren som er plassert øverst til venstre i bildet. Vær derfor bevisst på hva du plasserer hvor. Den «mest attraktive» plasseringen bør gå til den viktigste figuren på siden.
